CONNAITRE NOS PARTIES TIERCES
Le développement d’une relation de partenariat avec nos fournisseurs.
Connaître ses tiers, qu’il s’agisse de fournisseurs, clients, intermédiaires, partenaires industriels ou de co-entreprises ou tout autre tiers, est essentiel pour prévenir le risque de corruption, notamment indirecte.
La société a mis en place des politiques spécifiques et rigoureuses pour le choix de ses partenaires, s’assurer qu’ils sont fiables et conformes à ses exigences d’intégrité.
Les parties tierces sont soumises à des vérifications précontractuelles, appelées due diligence, il s’agit entre autres de vérifier leur honorabilité et s’assurer de la conformité de leurs pratiques commerciales avec les exigences de la société. Dans le cadre de ce processus différentes informations sont analysées, entre autre le risque pays, le risque du marché, le type de relation envisagé, les bénéficiaires ultimes de la société tierces etc…
Les contrats conclus avec ces parties contiennent une clause conformité, imposant des obligations anti-corruption au cocontractant.
Contractualiser avec des partenaires commerciaux (appelés également intermédiaires, consultants commerciaux, distributeurs) comporte des risques particuliers. C’est pourquoi KNDS France a mis en place une politique très stricte encadrant la sélection, les vérifications et le paiement, le cas échéant de ce type de tiers.
Le développement d’une relation de partenariat avec nos fournisseurs.
Connaître ses tiers, qu’il s’agisse de fournisseurs, clients, intermédiaires, partenaires industriels ou de co-entreprises ou tout autre tiers, est essentiel pour prévenir le risque de corruption, notamment indirecte.
La société a mis en place des politiques spécifiques et rigoureuses pour le choix de ses partenaires, s’assurer qu’ils sont fiables et conformes à ses exigences d’intégrité.
Les parties tierces sont soumises à des vérifications précontractuelles, appelées due diligence, il s’agit entre autres de vérifier leur honorabilité et s’assurer de la conformité de leurs pratiques commerciales avec les exigences de la société. Dans le cadre de ce processus différentes informations sont analysées, entre autre le risque pays, le risque du marché, le type de relation envisagé, les bénéficiaires ultimes de la société tierces etc…
Les contrats conclus avec ces parties contiennent une clause conformité, imposant des obligations anti-corruption au cocontractant.
Contractualiser avec des partenaires commerciaux (appelés également intermédiaires, consultants commerciaux, distributeurs) comporte des risques particuliers. C’est pourquoi KNDS France a mis en place une politique très stricte encadrant la sélection, les vérifications et le paiement, le cas échéant de ce type de tiers.
Organisation et gouvernance
Le programme de conformité est piloté par le Département Compliance rattaché à la direction juridique. Le Directeur Juridique et Compliance a un accès direct au Président—Directeur Général de KNDS France. L’orientation générale du programme d’éthique et de conformité est donnée par le Comité Ethique et Compliance du Groupe, présidé par le DG et composé des directeurs des fonctions opérationnelles et fonctionnelles. Il se réunit de façon bi-annuelle.
Le Compliance Officer Groupe rattaché au Directeur Juridique et Compliance a la responsabilité de définir et déployer le programme d’intégrité de l’entreprise. A ce titre il détermine les politiques de conformité adaptées à la cartographie des risques, et conçoit les formations et les actions de communication nécessaires à leur déploiement et la diffusion de la culture d’intégrité.
Le Département Compliance a également un rôle de vérification des parties tierces présentant le risque le plus élevé pour l’entreprise selon la cartographie des risques.
Le programme de conformité est piloté par le Département Compliance rattaché à la direction juridique. Le Directeur Juridique et Compliance a un accès direct au Président—Directeur Général de KNDS France. L’orientation générale du programme d’éthique et de conformité est donnée par le Comité Ethique et Compliance du Groupe, présidé par le DG et composé des directeurs des fonctions opérationnelles et fonctionnelles. Il se réunit de façon bi-annuelle.
Le Compliance Officer Groupe rattaché au Directeur Juridique et Compliance a la responsabilité de définir et déployer le programme d’intégrité de l’entreprise. A ce titre il détermine les politiques de conformité adaptées à la cartographie des risques, et conçoit les formations et les actions de communication nécessaires à leur déploiement et la diffusion de la culture d’intégrité.
Le Département Compliance a également un rôle de vérification des parties tierces présentant le risque le plus élevé pour l’entreprise selon la cartographie des risques.
CADEAUX ET INVITATIONS
Dans le monde des affaires, offrir ou recevoir des cadeaux ou invitations est une pratique courante et légale, moyennant certaines restrictions.
Cependant, offrir un cadeau ou une invitation, notamment à un agent public, peut être considéré ou interprété comme de la corruption. Ainsi la Politique Cadeaux et Invitations encadre strictement le don ou la réception de cadeaux et invitations qui ne doivent en aucun cas être réalisés dans le but d’obtenir un quelconque avantage ou d’influencer l’issue d’une décision d’affaires. Les critères pour savoir s’il est possible d’offrir un cadeau ou une invitation concernent notamment la légalité, la valeur, la fréquence et l’occurrence.
MÉCÉNAT ET PARRAINAGE
Le mécénat est assimilable à un don (en numéraire, en nature ou en compétence) sans contrepartie équivalente, directe ou indirecte, accordé à un organisme pour soutenir une œuvre d'intérêt général. Le parrainage est un soutien matériel apporté à une manifestation, une personne, à un produit ou à une organisation en vue d’en retirer un bénéfice direct.
Les opérations de mécénat et de parrainage comportent des risques. Ces contributions sont susceptibles d’être détournées de leur finalité initiale et de dissimuler l’attribution d’un avantage indu à une entité ou un individu. En conséquence, KNDS France a mis en place une politique visant à encadrer cette activité, et s’assurer qu’elle participe à une cause pertinente et cohérente, au regard de l’activité de l’entreprise, et de ses engagements citoyens envers la société civile.
REPRÉSENTANT D’INTERET ET CONTRIBUTION POLITIQUE
Conformément à la loi française KNDS France interdit toutes formes de financement d’activité politique, quelque soit la nationalité ou le pays d’exercice du bénéficiaire.
KNDS France a mis en place une politique de lobbying responsable, imposant, outre la stricte application de la loi, des règles déontologiques aux représentants d’intérêts. Un registre des actions des représentants d’intérêts est tenu par KNDS France et transmis à la Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique.
FORMER ET SENSIBILISER NOS COLLABORATEURS
Les collaborateurs sont les premiers acteurs de la prévention du risque de corruption au sein de la société. Ainsi ils doivent être formés afin d’avoir les clefs et les outils en mains pour reconnaitre une situation à risque et y réagir efficacement.
Une section intranet dédiée à la conformité est à la disposition des collaborateurs, leur donnant accès à l’ensemble des procédures et politiques anti-corruption du groupe.
Les dirigeants, collaborateurs susceptibles d’être exposés et plus généralement tous les collaborateurs, notamment les nouveaux arrivants bénéficient de sessions de formation et / ou de sensibilisation adaptées à leurs fonction.
- Des sessions intensives concernent les salariés susceptibles d’être exposés à un risque de corruption. Elles s’appuient sur des cas concrets, afin de développer leur capacité à reconnaitre et réagir aux situations potentiellement difficiles
- Des sessions de sensibilisation pour tous les nouveaux arrivants et pour les collaborateurs afin qu’ils connaissent le Code de Conduite, le Dispositif d’Alerte et les principales politiques obligatoires.
Les collaborateurs sont les premiers acteurs de la prévention du risque de corruption au sein de la société. Ainsi ils doivent être formés afin d’avoir les clefs et les outils en mains pour reconnaitre une situation à risque et y réagir efficacement.
Une section intranet dédiée à la conformité est à la disposition des collaborateurs, leur donnant accès à l’ensemble des procédures et politiques anti-corruption du groupe.
Les dirigeants, collaborateurs susceptibles d’être exposés et plus généralement tous les collaborateurs, notamment les nouveaux arrivants bénéficient de sessions de formation et / ou de sensibilisation adaptées à leurs fonction.
- Des sessions intensives concernent les salariés susceptibles d’être exposés à un risque de corruption. Elles s’appuient sur des cas concrets, afin de développer leur capacité à reconnaitre et réagir aux situations potentiellement difficiles
- Des sessions de sensibilisation pour tous les nouveaux arrivants et pour les collaborateurs afin qu’ils connaissent le Code de Conduite, le Dispositif d’Alerte et les principales politiques obligatoires.
CONTRÔLER ET PILOTER NOTRE PROGRAMME
L’équipe conformité de KNDS France est chargée d’améliorer le programme de conformité en fonction des changements législatifs et de l’évolution des meilleures pratiques et à contrôler l’application des règles en matière de vérification des tiers.
Le programme de conformité comporte un volet contrôle interne pour prévenir le risque dans les opérations.
En sus, l’équipe Audit Interne diligente des contrôles spécifiques liés au programme de prévention de la corruption, et en cas d’anomalies constatées, l’équipe conformité procède aux améliorations requises.
Le Comité Ethique et Compliance veille également à la bonne mise en place du programme anti-corruption et se réunit afin de faire un point sur le dispositif en place et émettre des recommandations pour l’améliorer.
L’équipe conformité de KNDS France est chargée d’améliorer le programme de conformité en fonction des changements législatifs et de l’évolution des meilleures pratiques et à contrôler l’application des règles en matière de vérification des tiers.
Le programme de conformité comporte un volet contrôle interne pour prévenir le risque dans les opérations.
En sus, l’équipe Audit Interne diligente des contrôles spécifiques liés au programme de prévention de la corruption, et en cas d’anomalies constatées, l’équipe conformité procède aux améliorations requises.
Le Comité Ethique et Compliance veille également à la bonne mise en place du programme anti-corruption et se réunit afin de faire un point sur le dispositif en place et émettre des recommandations pour l’améliorer.